Zamanı yönetmek için etkili yapılacaklar listesi nasıl hazırlanır?

Bu yazımda "Zamanı yönetmek için etkili yapılacaklar listesi nasıl hazırlanır?" konusu üzerine konuşacağız. Biliyor musunuz? Planlamada harcanan 1 saat, ortalama bir işte %25 zaman kazandırıyor. Bu yüzden yapılacaklar listesi oluşturarak bir plan yapmak size hem vakit kazandıracak hem de işlerinizi düzenli hale getirip zihin dağınıklığınızı giderecek.

Yapılacaklar listesi hazırlarken kullanacağınız araçlar önemli. Dijital mi not tutuyorsunuz yoksa bir deftere mi yazıyorsunuz? Bunların her ikisi de kullanılabilir. Örneğin, hatırlatıcı olarak telefon uygulamaları kullanabilirsiniz. Evde veya işte post-it'lere veya panolara yazdığınız notları görebileceğiniz bir yere asabilirsiniz. Size en kolay gelecek ve işinize yarayacak hangi araç olursa ondan yararlanabilirsiniz. Eğer defter kullanıyorsanız aylık, haftalık, günlük bölümlerinde mutlaka sonradan eklenecek yeni maddeler için altta boşluk bırakmanız iyi olacaktır.

Gelin sizinle listelemeye geçelim. Öncelikle aylık yapılacaklar listesinden bahsedelim. Aylık yapılacaklar listesini oluştururken hem o aya ait yapılması gerekenleri hem de 6 aylık hedeflerinize destek olacak maddeleri seçmelisiniz. Mesela 6 aylık hedefiniz 600 satış yapmaksa şu an 100 tane satış yapmayı aylık listenize koymanız faydalı olacaktır. Listedeki madde sayısında aşırıya kaçmamanız önemli. Özellikle planlamaya yeni başlıyorsanız mümkün olduğunca az madde koymanız gerek. Diğer bir mühim konu ise yazılan maddelerin gerçekçi olması. Eğer gerçekçi olmazsak sonrasında işleri halledemediğimizde planlamayı tamamen bırakmamız olası.

Haftalık yapılacaklar listesini hazırlarken bu listeyi hem aylık yapılacaklardan maddeler alarak hem de o haftanın gerekliliklerine göre yazmamız gerekiyor. Bu sırada her bir işin tahmini süresini göz önünde bulundurmalıyız.

Son olarak günlük yapılacaklar listesine geldiğimizde bu listeyi bir gün evvel, gece yatmadan önce hazırlamanız faydalı olacaktır. Bu şekilde uygulandığında gece boyunca bilinçaltı onun üzerinde çalışır. Bunun yanında gün içerisinde başarıyla tamamladığımız maddeleri ödüllendirebiliriz. Buradaki önemli nokta işi tamamladıktan sonra ödüllendirmektir, öncesinde değil.

Bu listeleri yaparken kullandığımız bazı kaideler var. Size onlardan bahsetmek istiyorum. Listelerimizi hazırladıktan sonra maddelerin yanına 1,2.3 gibi önem derecesini belirten sayılar koyuyoruz. Mesela işle ilgili acil konulara 1, başkasına devredilebilecek daha az önemdeki işlere 2 gibi numara verebiliriz. Sonrasında yapılması gereken: Güne en önemli işi ilk yaparak başlamak. Özellikle sabah saatleri motivasyonun ve irade gücünün en yüksek olduğu zamanlardır. Gün ilerledikçe irade gücünüz azalır ve zor işlere yetecek irade kuvveti bulamayabilirsiniz. En önemli işi ilk yaptığınızda aslında üzerinizden de önemli bir yükü kaldırmış olursunuz ve gün içerisinde bu sizin için bir motivasyon unsuru olur.

Listelerle ilgili bir başka kaide ise aktivitelere bitirme tarihi eklemek. Bitirme tarihi belirlediğinizde iş konusunda zihninizi netleştiriyorsunuz. Bu netliğe ek olarak önünüzde bir yol çizmiş oluyorsunuz. Özellikle aylık listeye bitirme tarihi koyduğunuzda, haftalık ve günlük yapılacaklar listesine madde eklerken kolaylık sağlıyorsunuz.

Zaman çok değerli bir kavram ve ondan verim sağladığımızda hayatımızın tüm alanları da olumlu etkileniyor. Bu esnada sadece zamanı yönetmiş olmuyoruz aynı anda zihinsel dağınıklığınızı da gidermiş oluyoruz ve hedeflerimize daha çabuk ulaşıyoruz.