Sektör ve iş kolu ne olursa olsun, yetkinlikleriyle pozisyona uygun olarak seçilmiş bir sekreter, işletmenin işleyişinde son derece kritik bir rol üstlenir. Firmanın faaliyet alanı ve yönetim yapısına bağlı olarak görev tanımlarında farklılıklar olsa da, sekreterya hizmetlerinin temel çerçevesi aşağıdaki şekilde özetlenebilir. Örneğin; bir mimarlık ofisi, hukuk bürosu, tekstil fabrikası veya fuar organizasyon şirketinde görev tanımlarında farklılaşmalar olacaktır.
Uygulamada, sekreter ve yönetici asistanının görevleri çoğu kez birbirine karışmakta ve iki rol, neredeyse aynı sorumlulukları paylaşacak düzeyde iç içe geçebilmektedir. Ama iki pozisyon kesinlikle çok farklı görev ve sorumluluklar üstlenmektedir.
Ana Hatlarıyla Sekreterya Hizmetleri
1. Ziyaretçi ve misafirleri karşılamak, yönlendirmek ve uğurlamak.
2. Bir veya birden fazla yöneticinin randevularını planlamak, takip etmek ve yöneticilerin zamanını etkin kullanmasına destek olmak.
3. Şirket içi ve dışı toplantıları organize etmek, gerekli dokümanları hazırlamak, tutanakları almak ve süreci takip etmek.
4. Misafirlere ikramların yapılmasını sağlamak ve ofis içi ihtiyaçların koordinasyonunu yürütmek. Bu anlamda bazı küçük ofislerde sekreterler ofis yöneticisi gibi daha detay konularla da ilgilenebilirler.
5. Yönetimin iç ve dış paydaşlarla olan iletişimini düzenlemek, telefon ve diğer iletişim araçları ile olan trafiğini ve yazışmaları yönetmek.
6. Gelen kargo ve evrakları teslim almak, ilgili kişilere ulaştırmak ve şirket içinde dağıtımını yapmak.
7. Şirketten gönderilecek kargoları ve evrakları hazırlamak, zamanında iletilmesini sağlamak.
8. İşletmeye gelen koli, numune, evrak vb. materyalleri ilgilisine haber vermek, ilgilisi yoksa kontrol ederek teslim almak.
9. Görev alanında kullanılan bilgisayar, telefon ve ofis ekipmanlarını dikkatle kullanmak, kaybolma veya hasara uğramasına engel olmak.
10. Çalışma alanının düzen, tertip ve temizliğini sağlamak; gerekli durumlarda ilgili personele yaptırmak veya bizzat yapmak.
11. Amirinin talimatıyla yazışmaları, raporları veya resmi belgeleri hazırlamak ve kendisine verilen bilgi doğrultusunda muhataplara iletmek.
12. Görev tanımı gereği yakın çalıştığı bölüm ve kişilere destek vermek, gerektiğinde iş birliği içinde çalışmak.
13. Şirket bilgi ve belgelerinin gizliliğine özen göstermek, izinsiz olarak dışarı çıkarılmasını önlemek.
14. İş görüşmesi için gelen adayları karşılamak, yönlendirmek ve ilgili birimlerle buluşturmak.
15. Ofis malzemelerinin (kırtasiye, mutfak, temizlik vb.) stok takibini yapmak, eksiklikleri ilgili birimlere iletmek.
16. Dosyalama ve arşivleme işlemlerini düzenli ve erişilebilir şekilde yapmak.
17. Gerektiğinde seyahat organizasyonlarını (uçak bileti, otel rezervasyonu vb.) planlamak ve takibini yapmak.
18. Şirket içi duyuruların ve bilgilendirmelerin zamanında ilgili kişilere ulaştırılmasını sağlamak.
Özetle, sekreter yalnızca rutin işleri yürüten bir çalışan değil, işletmenin düzenli işleyişini, etkin iletişimini ve profesyonel temsilini sağlayan kilit bir pozisyondur.
