Organizasyonlarda Kontrol Alanı

İşletmenin yönetsel yapısı içerisinde bir yöneticinin etkin ve verimli bir şekilde yönetebileceği çalışan sayısının ne olması gerektiği konusu üzerinde çokça konuşulan alanlardan birisidir. Şirkette kaç yönetici olmalı, her bir yöneticiye hangi alanlar ve kaç personel bağlı olmalı ve yönetim organizasyon yapısı nasıl kurgulanmalı konuları hep konuşulup, tartışılır.

Bazı işletmelerde fonksiyon bazlı kontrol alanları oluşturulurken, bazılarında da daha geniş kontrol alanları belirlenmiştir. Örneğin; muhasebe, finans ve idari işlerle ilgili tüm personel çalışan sayısına bakılmaksızın mali işler departmanı olarak kurgulanmış ve tek bir yönetici tarafından yönetilebilirken, bazen de muhasebe, finans, idari işler ayrı ayrı yöneticiler tarafından yönetilebilmektedir. Bunu tamamen işletmenin faaliyet alanı, yapısı, yürüttüğü işler belirlemektedir.

İşletmenin yürüttüğü faaliyetlerin çeşitliliği de kontrol alanının dar veya geniş olmasını etkilemektedir. Aynı tip işi yapan çok sayıda personeli kontrol ile, birbirinden çok farklı işleri yapan personelleri kontrol etmek yönetici için çok farklı zorluklar getirecektir. Tekstil işletmesinde dikim yapan 300 kişiyi yönetmek; kesim, dikim, ütü, paket, kalite kontrol işlemlerini yürüten daha az sayıdaki personeli yönetmekten daha kolay olacaktır. Farklı işlerde, farklı parametreler, kontrol alanları, iletişim kanalları vb. devreye girecektir. Tek tip işlerde, çalışan sayısı çok fazla olsa da, kontrolü daha kolay olacaktır.

İşletmenin sektörüne ve yürüttüğü faaliyetlere göre; departman sayısı artırılabilir ve kontrol alanını daraltılarak ekipler üzerindeki kontrol artırılabilir. Bu durumda bir yöneticinin yöneteceği kişi sayısı azalacak ve personelin üzerindeki kontrol artacaktır. Departmanların sayısının fazla olmasının avantajı olduğu gibi, yönetici sayısını ve dolayısı ile personel giderlerini artıracağını da düşünmek gerekecektir.

Dar kontrol alanı belirlenince; yönetici daha az çalışanı yöneteceği için, personeli motive etme, bilgi ve belge alışverişini sağlama, yönlendirmesi daha kolay olacaktır. Kontrol alanının büyümesi ise; hızlı karar almayı engelleyecek, personelin yöneticisi ile iletişimini de zora sokacaktır. Ayrıca az sayıda astın olması, yöneticileri de işin içine çekebilmektedir.

Kontrol Alanının Kapsamı Neye Göre Belirlenebilir?

Birbirinden Farklı ve Karmaşık İşler: İşletmenin yürüttüğü faaliyetler birbirinden çok farklı ve karmaşık ise; kontrol alanı daha dar tutulmalı, yöneticinin yöneteceği kişi sayısı daha az olmalıdır. Aynı yöneticinin kontrol alanına; tasarım, arge, numune ve kalite kontrol gibi alanların hepsini vermekten yerine; bunları mümkünse farklı kontrol alanlarına ayırmak daha uygun olacaktır.

Dağınık Çalışma Alanları: Çalışma alanları birbirinden uzak ve dağınık yerlerde ise, kontrol alanı da küçük ve sıkı olmalıdır.

Geri Bildirim: İletişim ve geri bildirimlerin çok iyi olduğu, yetki devirlerinin iyi yapıldığı ortamlarda kontrol alanları daha geniş tutulabilecektir. Burada çalışanların kalifikasyonunun da etkisi fazla olacaktır.

Kontrol alanı genişletilince de; aynı yöneticinin farklı işleri yürüten ekipleri birlikte yönetmesi, bölümler arası sınırları kaldıracak ve iş birliğini geliştirecektir. Kararlar daha hızlı alınacak, alınan kararların uygulanmasında daha az aksama yaşanacaktır. Her sektörde işe yaramasa da, yürütülen faaliyetlere göre bu avantajı da kullanmak faydalı olabilir.

Kontrol alanının büyüklüğü veya küçüklüğü kadar önemli olan bir başka konu da; işletmenin departmanlarının net olarak belirlenmesi, ast üst ilişkilerinin kurgulanması ve çalışanlar tarafından açık şekilde biliniyor olmasıdır. Tüm çalışanlar amirlerini çok net bir şekilde bilmeli, yöneten yönetilen ilişkisi organizasyonda iyi kurgulanmalıdır. Böyle bir durumda kontrol alanının genişliği çok fazla sakınca getirmeyecektir. Aksine durumda ise, kontrol alanı dar da olsa yönetmek zorlaşacaktır.

İş süreçleri net olarak analiz edilip, çalışanlar arasındaki iletişim kanalları belirlendikten sonra organizasyon şeması oluşturulmalı ve kontrol alanları ondan sonra belirlenmelidir.