İşyerlerinde Değişen Yazılı İletişime Farklı Bir Bakış
Ömer Aydın
İster deneyimli, ister yeni işe başlamış olsun; çalışanlar ve yöneticiler için sözlü ve yazılı iletişim, kariyerleri ve gelecekleri açısından son derece önemlidir. Güçlü yöneticiler yalnızca sözlü değil, yazılı iletişimde de etkili ve başarılıdır.
Yakın geçmişe kadar iş yerlerinde yazılı iletişim yöntemleri oldukça sade ve sınırlıydı. Faks, iç yazışma notları gibi araçlar yaygın şekilde kullanılırken, günümüzde çok daha çeşitli ve hızlı yazılı iletişim kanalları devreye girmiştir. Artık WhatsApp, Slack, Teams, Trello ve e-posta gibi araçlar sayesinde mesajlar ve belgeler anlık olarak birden fazla kişiye ulaştırılabilmekte, görev atamaları kolayca yapılabilmektedir.
Başarılı yöneticiler, geçmişte olduğu gibi bugün de yazılı iletişim kanallarını etkili bir şekilde kullanırlar. Bu kanalları etkin biçimde kullanmadan yönetim süreçlerinde başarı beklemek gerçekçi değildir.
Gelin, Mali ve İdari İşler Müdürü pozisyonunda görev yapan bir yöneticinin hâlâ eski tarz yazılı iletişim yöntemlerini tercih ettiğini düşünelim. Bu yaklaşım, modern iletişim araçlarına alışkın personel tarafından kabul görmeyecek, hatta verimliliği düşürecek ve zaman kaybına neden olacaktır. Oysa günümüzün dijital iletişim ortamında; bir prosedür, görevlendirme ya da duyuru, ilgili tüm ekiplere mekan farklarını da ortadan kaldırarak saniyeler içinde ulaştırılabilir. Böylece hem bilgilendirme hem de çalışan eğitimi çok daha hızlı ve etkili biçimde gerçekleştirilebilir.
Modern yazılı iletişim araçları; zaman ve mekân farklarını ortadan kaldırarak iletişimi sadeleştirir, netleştirir ve geçmiş yazışmaların arşivlenip gerektiğinde geriye dönük kontrol edilmesini sağlar. Bu da işletmeler açısından büyük bir avantajdır.
Tıpkı sözlü iletişimde olduğu gibi, yazılı iletişimde de üslup son derece önemlidir. Mesajlar kısa, okunabilir, konuya odaklı ve samimi bir dilde yazılmalıdır. Uzun, devrik cümlelerle dolu, bol emojili ya da karmaşık bir yazı hem okuması zor, hem de yanlış anlaşılmaya açık olacaktır. Bu nedenle ister kısa bir ileti, ister kapsamlı bir rapor olsun, yazım sürecine özen gösterilmeli, metin gönderilmeden önce mutlaka gözden geçirilmelidir.
Tüm bu avantajlarına rağmen, modern iletişim araçlarının bazı dezavantajlarını da göz önünde bulundurarak ilerlemek büyük önem taşımaktadır. Bugün bazı telefon ve bilgisayar ekranlarına baktığımızda, onlarca, yüzlerce hatta binlerce okunmamış iletiyle karşılaşabiliyoruz. Bir ay önce oldukça kritik bir bilgiyi paylaşan kişi, mesajının karşı tarafa ulaştığını ve dikkate alındığını varsayarken, aslında bu ileti hiç açılmamış ve gereken aksiyon alınmamıştır.
Yasal geçerliliği olan, elektronik ortamda ya da bulut sistemlerinde kolayca arşivlenebilen yeni nesil iletişim araçları, özellikle ekip içi iletişimi güçlendirmektedir. Çalışanlar bu sistemler sayesinde mesajları daha net anlayabilir, gerektiğinde yorum yaparak sürece katkı sunabilir. Bu nedenle, günümüz iş dünyasında iletişim sisteminin bu doğrultuda şekillendirilmesi büyük fayda sağlayacaktır.
