Şirketlerin yönetim yapısına ve büyüklüğüne göre şekillenen pozisyonlardan birisi de yönetici asistanlığıdır. Çoğu zaman sekreterlik ile karıştırılsa da bu pozisyonda görev alan kişiler çok daha kapsamlı ve farklı sorumluluklar üstlenirler.
Ülkemizde bu görev tanımı henüz tam anlamıyla netleşmiş değildir. Bu nedenle, bazı işletmelerde yönetici asistanlarına çok çeşitli ve hatta alakasız görevler yüklenebilmektedir. Ancak daha önceki yazılarımızda da vurguladığımız gibi; unvanlar, yürütülen görevlerin kısa bir özetidir.
Yönetici asistanı, organizasyon içinde herhangi bir birimin amiri olarak görev yapmaz. Ancak yöneticisini temsilen tüm işletme ile iletişim kuran, stratejik bir destek pozisyonunda yer alır. Bazı şirketlerde ise bir yönetici asistanı, birden fazla yöneticiyi eş zamanlı olarak destekleyebilir.
Yönetici Asistanının Yetkinlikleri
Yönetici asistanının temel görevi, bağlı bulunduğu yöneticinin işlerini kolaylaştırmak ve zamanını verimli kullanmasını sağlamaktır. Bu nedenle, yöneticisinin görev alanına dair bilgi sahibi olan ve bu alanda kendini geliştiren asistanlar, görevlerini çok daha etkili bir şekilde yerine getirirler.
Örneğin, bir ihracat koordinatörüne destek veren bir asistanın güçlü bir yabancı dil bilgisine sahip olması, ihracat süreçlerine hâkim olması ve uluslararası iletişimde başarılı olması, görevini başarıyla icra etmesini kolaylaştırır. Onu yürüttüğü görevlere odaklanır ve onları gerçekleştirebilmesi için ona tam destek verir.
Başarılı bir yönetici asistanında bulunması gereken temel yetkinlikler şunlardır:
• Diksiyonu düzgün,
• Yazılı ve sözlü iletişimi güçlü,
• Etkili konuşma tekniklerini bilen,
• İnsan ilişkilerinde başarılı,
• Güncel gelişmeleri takip eden,
• Zaman yönetimi konusunda bilgili,
• Dış görünümüne özen gösteren,
• Detaylara dikkat eden ve titiz çalışan,
• Organizasyon becerisi gelişmiş,
• İyi düzeyde bilgisayar kullanabilen, raporlama yapabilen,
• Pozitif yaklaşım sergileyen ve yönetimi temsil ettiğinin bilincinde olan,
• Güvenilir, adil, sabırlı ve anlayışlı.
Yönetici Asistanının Görevleri
1. Yöneticisinin toplantı ve randevularını planlamak,
2. Seyahat organizasyonlarını yapmak (ulaşım, konaklama, vize işlemleri vb.),
3. Toplantılarda not tutmak ve gerekiyorsa toplantı tutanaklarını hazırlamak,
4. Telefon trafiğini yönetmek, gerekli mesajları iletmek,
5. Yöneticisi ile departmanlar arasındaki iletişimi sağlamak,
6. Rapor ve iletişim metinlerini hazırlamak, onay sonrası yayımlamak,
7. Bölümlerin düzenli raporlarını takip ederek zamanında yöneticisine iletmek,
8. İmzalanması gereken evrakları takip edip imzalatmak,
9. Yöneticisini ziyarete gelen konuklarla ilgilenmek, gerekli ikramları organize etmek,
10. Toplantı gündemini hazırlamak ve katılımcılara bilgi vermek,
11. Gelen tebrik ve kutlama yazılarını zamanında iletmek,
12. Yöneticisinin yönlendirdiği yazışmaları hazırlamak ve dağıtımını yapmak,
13. Gerekli bilgileri güncel olarak hazır bulundurmak,
14. Yöneticisinin izniyle sosyal medya ve e-posta hesaplarını yönetmek,
15. Gerekli dokümanların çıktısını almak ve ilgili kişilere ulaştırmak,
16. Evrak çoğaltma, dağıtma ve arşivleme işlemlerini gerçekleştirmek,
17. Ofis malzemelerinin stok kontrolünü yapmak ve teminini sağlamak, bu araç-gereçlerin bakım ve korunmasından sorumlu olmak,
18. Yedekleme ve dosyalama sistemini oluşturmak ve sürdürmek,
19. Yöneticisinin ofisinin düzen ve temizliğini takip etmek.
Yönetici asistanları yalnızca yöneticilerinin değil, aynı zamanda şirketin genel işleyişinin de önemli bir parçasıdır. Sahip oldukları yetkinlikler ve üstlendikleri görevlerle kurumun profesyonel duruşunu temsil eder, verimliliğe doğrudan katkı sağlarlar.
