İşletmelerde İdari İşler Bölümünün Görevleri

Bir işletmenin sağlıklı ve sürdürülebilir bir yapıya kavuşabilmesi için öncelikle organizasyon şemasının oluşturulması ve tüm pozisyon unvanlarının netleştirilmesi gereklidir. Bu adım tamamlandıktan sonra, her unvan için kısa, sade ve anlaşılır biçimde görev tanımlarının yazılı hale getirilmesi önemlidir.

Bazı işletmeler, yönetim yapısını tam anlamıyla kurgulamadan görev tanımı hazırlama sürecine girdiklerinde, uygulamada ciddi zorluklarla karşı karşıya kalabilmektedir.

İşletmenin büyüklüğüne göre, görev kapsamları ve çalışan unvanları farklılık gösterebilir. Örneğin küçük ölçekli bir işletmede; muhasebe, idari işler ve finans gibi fonksiyonlar tek bir kişi tarafından yürütülebilirken, daha büyük organizasyonlarda bu işler, ayrı ekipler ve departmanlar aracılığıyla yönetilir.

Her iki durumda da görev tanımları açık ve net olmalı, birimler arasında karmaşaya yol açmamalıdır. Görevlerin, işletme içi işleyişi destekleyici ve iş akışını kolaylaştırıcı nitelikte olması gerekir. Ayrıca, her pozisyondan ne beklendiği somut şekilde ortaya konmalıdır.

İdari İşler Bölümünün Temel Görevleri

İdari İşler Departmanı'nın sorumluluk alanı, işletmenin ölçeği ve ihtiyaçlarına göre değişiklik gösterebilir. Ancak İnsan Kaynakları, Satınalma ve İş Sağlığı Güvenliği (İSG) birimlerinin yer aldığı bir yapıda, İdari İşler Departmanı genel olarak aşağıdaki görevlerden sorumludur:

1. Şirketin tüm ortak kullanım alanlarının (yemekhane, ofis, üretim, depo, wc vb.) düzenli, temiz ve tertipli olmasını sağlamak.

2. Şirket araçlarının bakım, onarım, yakıt kullanımı, kaza durumları, muayene, sigorta ve vergi işlemlerini takip etmek.

3. Ofis ve çalışma alanlarında kullanılan malzemelerin bakım ve onarım süreçlerini yürütmek.

4. Personele sunulan yemek ve içeceklerin hijyenik koşullarda hazırlanmasını ve servis edilmesini sağlamak; mutfak düzenini ve temizliğini denetlemek, mutfak ihtiyaçlarının satın alma süreçlerini yürütmek.

5. Şirkete gelen ve giden evrakların doğru şekilde ilgili kişilere ulaşmasını sağlayacak süreçleri takip etmek.

6. Şirketin yangın, hırsızlık ve sabotaj gibi risklere karşı korunması için gerekli önlemleri almak; bina, ürün ve araç sigortalarını yaptırmak.

7. Sarf malzemelerinin stok durumunu izlemek ve ihtiyaç duyulan malzemeleri temin etmek.

8. Şirket etkinlikleri, fuarlar vb. organizasyonlarda ilgili birimlere destek sağlamak.

9. Isıtma ve soğutma sistemlerinin düzenli çalışmasını sağlamak.

10. Dosyalama ve arşiv sistemini oluşturmak, güvenliğini sağlamak.

11. Bilgi işlem birimiyle koordineli çalışarak teknik destek almak, veri güvenliğini sağlamak.

12. Personel ve yöneticilerin seyahat ve konaklama organizasyonlarını gerçekleştirmek.

13. Şirket içindeki tamirat, tadilat, sıhhi tesisat, boya ve badana gibi işlemleri organize etmek ve sonuçlarını takip etmek.

14. Araç, makine vb. kiralama işlemlerini yürütmek.

15. Elektrik, su, doğalgaz, telefon gibi giderlerin takibini yapmak, belgeleri muhasebeye iletmek ve ödemelerin gerçekleştirilmesini sağlamak.

16. Arızalı demirbaşların onarılmasını sağlamak; onarılamayanların envanterden düşülmesi ve yerine yenisinin alınmasını organize etmek.

17. İSG Uzmanı ile birlikte, çalışanlara yönelik ilk yardım, yangın vb. eğitimlerin alınmasını sağlamak.

18. İdari işler süreçlerini daha verimli ve sade hale getirmek için iyileştirici düzenlemeleri hayata geçirmek.

19. Görev alanıyla ilgili rapor, form, sunum gibi dokümanları zamanında ve istenilen formatta hazırlamak.

20. İlgili alanlarda dünyadaki ve ülkemizdeki gelişmeleri takip ederek uygulanabilir yenilikleri hayata geçirmek.

İdari İşler Departmanı, işletmenin günlük işleyişini destekleyen kritik görevleri üstlenir. Bu bölüm; operasyonel sürekliliği sağlamak, çalışanların ihtiyaçlarını karşılamak ve işletmenin düzenini korumak açısından son derece önemlidir. Departmanın görev ve sorumlulukları net bir şekilde tanımlanmalı ve tüm paydaşlarla yazılı olarak paylaşılmalıdır. Bu sayede, hem organizasyonel verimlilik artar, hem de iş süreçlerinde sürdürülebilirlik sağlanır.