İşletmelerde Etkin Bir İç Denetim Sistemi Nasıl Kurulmalı?

İşletmelerin türü ve büyüklüğü ne olursa olsun, bünyelerinde işleyen ve sistematik bir iç denetim yapısı oluşturmaları gerekmektedir. Bu yapının etkin, verimli ve bağımsız bir şekilde yürütülebilmesi için ise yazılı bir iç denetim prosedürü hazırlanmalı ve kararlılıkla uygulanmalıdır.

İç Denetimin Kapsamı ve Hedefi

İç denetim, işletmenin tüm süreçlerini kapsamalıdır. Denetimin temel amacı; faaliyetler içerisindeki riskleri belirlemek, mevzuata aykırılıkları tespit etmek, bunları raporlayarak çözüm önerileri sunmak ve süreçleri iyileştirmektir.

Denetimin Hedefleri

• Riskli alanların düzenli olarak gözden geçirilmesi ve kontrol altında tutulması.

• Yönetim süreçlerinin etkinliğinin değerlendirilmesi ve eksikliklerin giderilmesi.

• Mevzuat ve şirket politikalarına uyumun sağlanması.

• Kaynakların etkin ve verimli kullanıldığının güvence altına alınması.

Denetim, sadece hataları tespit etmeyi değil, süreçleri geliştirme ve iyileştirme fırsatlarını da sunmayı hedeflemelidir.

Denetim Alanları

Muhasebe ve Finans Süreçleri: Yılda en az bir kez, tercihen dış denetçiler tarafından denetlenmelidir.

Operasyonel Süreçleri: İç denetim eğitimi almış ve süreçlere hakim personel tarafından yürütülebilir.

Bilgi Sistemleri: Bu alan teknik uzmanlık gerektirdiğinden, tercihen dış denetçilerle denetlenmelidir.

Standartlara Uyum: Örneğin ISO 9000 gibi standartlara yönelik denetimler dış ekiplerce yapılmalı, diğerleri iç veya dış kaynaklarla denetlenebilir.

Talep ve Şikayet Üzerine Denetimler: İçeriğe göre iç denetçiler veya dış uzmanlarla gerçekleştirilebilir. Örneğin, stok kontrol sisteminde kaçak olduğuna dair şikayet üzerine bu alanların iç ve dış denetim ekipleri ile birlikte denetlenmesi daha doğru olacaktır.

Bazı özel denetim türleri (örneğin SEDEX gibi sosyal sorumluluk denetimleri) için işletme içinde eğitimli denetçiler yetiştirilmeli ve sürekli gelişimleri desteklenmelidir.

Denetim Ekibinin Bağımsızlığı

Denetim faaliyetleri organizasyon yapısı içerisinde yöneticilere bağımlı olmadan, yönetim kuruluna bağlı olarak yürütülmelidir. Denetimi yapan kişiler, denetledikleri birimin yönetim hiyerarşisine bağlı olmamalıdır.

Denetim Süreci ve Uygulama Prensipleri

Uzmanlık Alanına Göre Denetim: Denetçiler sadece bilgi sahibi oldukları alanları denetlemelidir. Teknik alanlarda uzman dış denetçilere başvurulması daha doğru olacaktır.

Risk Bazlı Yıllık Denetim Planı: En riskli alanlar önceliklendirilerek yıllık plan hazırlanmalı; bu plan doğrultusunda denetimler gerçekleştirilmelidir.

Denetim Yazılımları: Denetim faaliyetleri, düzeltici/önleyici faaliyetler ve raporlama süreçleri yazılımla desteklenmelidir. Bu, verimliliği ve izlenebilirliği artıracak, bazı süreçlerin de otomatik olarak kontrol edilmesini sağlayacaktır.

Planlı ve Ani Denetimler: Planlı olduğu gibi, habersiz (ani) denetimler de uygulanmalıdır. Her denetim için kapsamlı bir kontrol listesi hazırlanarak sistematik bir yaklaşım benimsenmelidir.

Raporlama ve Aksiyon Planı

Denetim tamamlandıktan sonra en geç 1–2 hafta içinde bir İç Denetim Raporu hazırlanarak yönetim kuruluna sunulmalıdır. Bu rapor; bulguları, risk unsurlarını, çözüm önerilerini içermelidir. Yönetimin onayı sonrasında aksiyon planı oluşturulmalı ve uygulama süreci haftalık toplantı ve raporlarla takip edilmelidir.

Aksiyon planında bulgular ile ilgili olarak; ne yapılacak, ne zaman tamamlanacak, kim sorumlu olacak, kim kontrol edecek, kaynak gereksinimleri gibi soruların cevabı olmalı ve buna uygun gerçekleşmeler takip edilmelidir.

İşletmeye özel ve gizli bilgilerin, yalnızca ilgili kişilerle paylaşılması esastır. Raporlarda bu tür bilgiler açıkça yer almamalıdır.

İç denetim faaliyetleri, günlük işlerden arta kalan zamanlarda yapılan bir görev değil; planlı ve stratejik bir yönetim süreci olmalıdır. İç denetim sistemi doğru bir şekilde kurgulandığında; işletmenin risklerini minimize eder, süreçleri güçlendirir ve sürdürülebilir başarıya katkı sağlar.