Günümüzde küçük ya da büyük ölçekli tüm işletmeler, teknolojik altyapılara ihtiyaç duymaktadır. Bu altyapının kurulması, yönetilmesi ve sürekli geliştirilmesi ise uzmanlık gerektiren bir konudur. Bilgisayar ağlarının yönetimi, güvenliği ve güncellenmesi gibi teknik süreçler bilgi işlem bölümlerinin temel görevleri arasında yer alır.
Birçok işletme bilgi teknolojilerine yatırım yapmakta; ancak bu sistemleri etkin biçimde işletecek nitelikli personel yetersizliği nedeniyle verim alamamaktadır. Bilgi işlem bölümleri, tek kişilik bir yapıdan oluşsa dahi, kurulu sistemleri güvenli ve verimli şekilde işler halde tutmakla kalmaz; aynı zamanda bu sistemlerin geliştirilmesine de katkı sağlar. Birden fazla lokasyonda faaliyet gösteren işletmeler için güçlü ve güncel bir bilgi işlem altyapısı hayati önem taşır. Bu sürecin yönetimi ancak uzman kişilerce sürdürülebilir.
İşletmenin büyüklüğüne ve ihtiyaçlarına bağlı olarak; yazılım, donanım, ağ yönetimi, sistem ve veri güvenliği, bakım ve destek gibi alanlarda farklı uzmanlıklar gerekebilir. Bu görevler, işletmeden işletmeye farklılık göstermekle birlikte, bilgi işlem bölümleri güçlü olan firmalar rekabet avantajı elde eder ve uzun vadede daha sürdürülebilir hale gelir.
Bilgi İşlem Bölümünün Görev ve Sorumlulukları
Bilgi işlem bölümünün temel görevi, işletmenin bilişim altyapısını etkin, güvenli ve verimli bir şekilde çalıştırmak; teknolojik gelişmeleri takip ederek sistemlerin sürekli güncellenmesini sağlamaktır. Aşağıdaki başlıklar altında bu görevler detaylandırılmıştır:
Sistem ve Ağ Yönetimi Görevleri
- Kurulan bilgi işlem altyapısının kesintisiz ve verimli çalışmasını sağlamak.
- Sunucuların yönetimini gerçekleştirmek ve ağ problemlerini gidermek.
- İşletim sistemlerini düzenli olarak güncellemek.
- Web sitesi, sosyal medya hesapları gibi dijital varlıkların kurulum, güncelleme ve takibini yapmak (gerekirse dış destekle).
- Ağ güvenliğini sağlamak ve potansiyel arızaları önceden tespit ederek önleyici bakım faaliyetleri yürütmek.
Yazılım ve Donanım Yönetimi Görevleri
- Bilgisayar, yazıcı, el terminali, kamera sistemleri, araç takip cihazları gibi donanımların tedarik, kurulum ve bakım işlemlerini gerçekleştirmek.
- Yazılım güncellemelerini takip ederek sistemlerin güncel kalmasını sağlamak.
- Donanım ve yazılımlarla ilgili kullanıcı eğitimlerini planlamak ve uygulamak.
- Garanti kapsamındaki cihazların onarımı için ilgili firmalarla koordinasyonu sağlamak.
- Yazılımların lisans durumlarını takip etmek, yenileme işlemlerini yürütmek.
Sistem ve Veri Güvenliği Görevleri
- Verilerin düzenli olarak (mümkünse otomatik) yedeklenmesini sağlamak ve veri kaybı riskini en aza indirmek.
- Bilgisayarlar ve sistemlerde kullanıcı adı/şifre düzenlemelerini yöneterek güvenli erişimi sağlamak.
- Dış saldırılara karşı güvenlik duvarları, antivirüs yazılımları ve diğer güvenlik önlemleriyle sistemi korumak.
- Veri güvenliği politikalarının uygulanıp uygulanmadığını düzenli olarak denetlemek.
- Bilgi işlem alt yapısı (bilgisayar, teknolojik cihaz, yazılım vb.) ile ilgili tüm envanteri tutmak.
- Kullanılmayan, atıl bekleyen cihazların satışı, imhası gibi işlemleri yürütmek.
- Sistem kullanımı ve verimliliği ile ilgili yönetime rapor vermek.
Kullanıcılara Teknik Destek Görevleri
- Çalışanlardan gelen donanım/yazılım arıza bildirimlerini gidermek veya dış destekle çözüm sağlamak.
- Yeni personel için kullanıcı adı ve şifre tanımlamak, sistem erişimlerini yapılandırmak.
- ERP ve diğer yazılımların kullanımında kullanıcılara birebir ya da uzaktan teknik destek vermek.
- Kullanıcılara yönelik düzenli eğitimler vererek sistemlerin doğru ve etkin kullanılmasını sağlamak.
- El terminalleri, barkod okuyucular, cep telefonları, raporlama sistemleri gibi ekipmanlar konusunda destek vermek.
- Personelin kullandığı dijital panellerin tasarım ve yapılandırmasını gerçekleştirmek.
- Kurumsal iletişimi kolaylaştıracak e-posta, mesajlaşma ve görsel iletişim sistemlerini kurmak ve yönetmek.
- Bilgisayarlara gerekli yazılımları yüklemek, izinsiz programları tespit edip kaldırmak.
- İşletmenin internet altyapısının kesintisiz çalışmasını sağlamak, istenmeyen site erişimlerini sınırlandırmak.
- Yeni başlayan personele bilgisayar, yazıcı gibi ofis cihazlarını zimmetle teslim edip, takibini yapmak.
Proje ve Teknoloji Yönetimi Görevleri
- Bilgi işlem süreçlerini dijitalleştirerek yönetimi kolaylaştıran projeler geliştirmek.
- İşletmenin ihtiyaç duyduğu yeni teknolojileri araştırmak ve yönetime önerilerde bulunmak.
- Onaylanan projelerin kurulum ve devreye alma süreçlerinde teknik liderlik yapmak.
- Satın alınan teknolojik ürün ve sistemlerin zamanında, eksiksiz şekilde entegre edilmesini sağlamak.
- Tüm uygulamaları merkezi olarak denetleyerek problemleri hızlıca çözmek veya dış destekle çözüme ulaştırmak.
- Dış destek alınan firmalarla yapılan sözleşmeleri, garanti belgelerini takip etmek.
- İşletmeye adapte edilebilecek yeni sistemlerle ilgili yönetime raporlar hazırlamak.
- İşletmenin yapısına göre gerekirse bulut sistemlerine geçişi organize etmek.
- Yazılımlarda KVKK'ya uyumu kontrol etmek.
Bilgi işlem bölümü, sadece teknik destek sunan bir birim değil; aynı zamanda işletmenin verimliliği, güvenliği ve sürdürülebilirliği için stratejik katkı sağlayan önemli bir yapıdır. Bu bölümün sistemli çalışması, tüm işletme süreçlerinin sağlıklı işlemesi için temel gerekliliklerden biridir.
