İhracat Bölümü, bir şirketin yurt dışına ürün veya hizmet satışını gerçekleştiren, ilgili belgeleri hazırlayan ve tüm ihracat süreçlerini yöneten bölümdür. Bu departman, doğrudan satış faaliyetlerini yürüten personel ile satış sonrası operasyonel süreçleri takip eden çalışanlardan oluşur. Mevcut müşterilerle ilişkileri sürdürerek satış hacmini artırmak ve yeni müşteriler kazanmak suretiyle şirketin uluslararası pazarlardaki büyümesine katkı sağlar. Ayrıca dış piyasaları analiz eder, iş fırsatlarını araştırır ve satış olanaklarını değerlendirir.
İhracat hacminin büyüklüğüne bağlı olarak departmanın iç yapılanması farklılık gösterebilir. Ancak yapı ve ölçek ne olursa olsun, tüm ihracat bölümleri aşağıdaki görev ve sorumlulukları yerine getirir.
Pazarlama ve Satışla İlgili Görev ve Sorumluluklar
Günlük, haftalık, aylık, sezonluk ve yıllık ihracat faaliyetlerini planlamak; yasal düzenlemeleri takip ederek uluslararası ticaret stratejileri geliştirmek.
Farklı pazarlama yöntemleri ile müşteri portföyü oluşturmak ve mevcut müşterilerin satış hacmini artırmak.
Yurt dışı pazarlarda yeni iş fırsatları araştırmak ve iş geliştirme stratejileri oluşturmak.
Yurt dışı müşterilerden sipariş almak ve bu siparişlerin üretim, sevkiyat ve teslimat süreçlerini takip etmek.
Bölümün aylık, sezonluk ve yıllık satış hedeflerini belirlemek ve gerçekleşmesini takip etmek.
Uygun tanıtım ve pazarlama araçlarını belirleyerek satış hedeflerine ulaşmak.
Ürün ve hizmetlerin, müşterilerin talep ve beklentilerine uygun kalite ve zamanda hazırlanmasını sağlamak.
Müşterilerin numune ve demo taleplerini karşılamak.
Dijital pazarlama stratejileri geliştirerek tutarlı içerikler üretmek ve uygulamak, bu yolla satış hacmini artırmak.
Sosyal medya platformlarında ürün ve hizmetlerle ilgili içeriklerin oluşturulmasını ve yayılmasını sağlamak.
İhracatı artırmaya yönelik projeler geliştirmek.
Müşteri taleplerini ve şikayetlerini analiz etmek, çözüm önerileri geliştirerek yönetime sunmak.
Yurt dışı pazarlarda pazar, müşteri, tüketici ve rakip analizleri yaparak raporlar hazırlamak.
Sipariş süreçlerinde şirket içi ilgili departmanlar ve yöneticiler arasında bilgi akışını sağlamak.
E-ticaret siteleri üzerinden gelen taleplerin değerlendirilmesi ve işleme alınmasını sağlamak.
Sesli ve görüntülü iletişim araçları kullanarak potansiyel müşterilerle doğrudan temas kurmak.
Şirketi yurt dışından gelen müşteriler karşısında temsil etmek.
Ticaret yapılan ülkelerin ekonomik gelişmelerini takip etmek, olası risk ve fırsatlara yönelik raporlar hazırlamak.
Ürün ve hizmet kârlılık analizleri yapmak, bu analizleri düzenli raporlarla sunmak.
Gerçekleştirilen ihracat faaliyetlerini değerlendirmek ve yönetime periyodik raporlar sunmak.
Ticaret yapılan ülkelerdeki sektörel etkinliklere katılım sağlamak.
Yurt dışı fuar ve firma ziyaretlerini planlamak, organize etmek ve katılım sağlamak.
Rakip firmaların dijital pazarlama faaliyetlerini izleyerek analiz ve karşılaştırmalı raporlar hazırlamak.
Operasyonel İşlemlerle İlgili Görev ve Sorumluluklar
İhracat prosedürlerini ve lojistik süreçlerini yönetmek.
Gümrük mevzuatı, ithalat ve ihracatla ilgili yasal düzenlemeleri sürekli takip etmek.
Yurt dışı alıcılarla yapılan ihracat anlaşmalarını müzakere etmek ve sözleşmeleri hazırlamak.
Nakliye ve lojistik süreçlerini organize ederek sevkiyatların zamanında ve eksiksiz gerçekleşmesini sağlamak.
İhracat işlemleriyle ilgili tüm belgeleri ve yasal prosedürleri takip etmek.
Sözleşmeler, gümrük belgeleri ve diğer resmi evrakları eksiksiz ve zamanında hazırlamak.
Yurt dışı müşterilerle yazışma ve iletişim süreçlerini yürütmek.
Depolama ve stok kontrol faaliyetlerini takip ederek ürünlerin sevkiyata hazır hale getirilmesini sağlamak.
Müşteri ödemelerini takip etmek, gerekli tahsilat süreçlerini izlemek.
İhracat teşvikleri, devlet destekleri ve hibe programlarını takip ederek şirketin yararlanabileceği fırsatlar hakkında bilgi sağlamak.
İhracatla ilgili risk yönetimi yapmak; ödeme, teslimat ve döviz kuru risklerine karşı gerekli önlemleri almak.
Gümrük müşavirleri, lojistik firmaları ve diğer dış paydaşlarla etkin işbirliği sağlamak.
