İşletmelerde Yönetim Kurulu Toplantılarının Verimsiz Geçme Nedenleri

Her şeyden önce, tüm toplantılarda katılımcıların güçlü bir iletişim altyapısına sahip olmaları, pozitif ve iyi niyetli düşünerek hareket etmeleri, toplantının verimli geçmesi açısından son derece önemlidir.

Uzun süre birlikte çalışan kişilerin, bir masada oturup kararlar alamadan dağıldıklarına çoğu kez şahit olmuşuzdur.

Şirketlerde yönetim kurulu toplantılarına büyük oranda ortaklar ve profesyonel yöneticiler iştirak etmektedir. Bu seviyedeki katılımcıların iletişim düzeyleri ve aralarındaki insani ilişki yeterince güçlü değilse, bu toplantıdan hayırlı bir sonucun çıkmasını beklemek hayalcilik olacaktır. Kurul üyelerinin bir de aile üyelerinden oluştuğunu ve iletişimlerinin zayıf ve kopuk olduğunu düşünürsek, verimlilik bir yana, toplantının sağlıklı tamamlanmasını da bekleyemeyiz. Bu toplantıların bir kısmı tamamlanamamakta, yarıda kalmaktadır.

Baba, çocuklar ve profesyonel yöneticilerden oluşan bir inşaat işletmesinin yönetim kurulu toplantılarına bir dönem iştirak etmiştim. Kurul üyelerinin iletişimi ve akrabalık hukuku iyi olduğu zamanlarda toplantıların verimli ve bereketli geçtiğini; aksi durumlarda ise iş konuşmaktan ziyade ilişkilerin konuşulduğunu, kuruldan karar çıkmadığını gördüm. Bunun doğal sonucu olarak da işler, istişare edilmeden, tek başına alınan kararlarla icracı yöneticilere aktarılmaktaydı.

Bu gibi çıkmaza giren kurullardaki iletişim problemini mutlaka sözüne itibar edilen bir kişi, danışman veya profesyonel yönetici ortadan kaldırdıktan sonra toplantılara devam edilmelidir. Aksi takdirde, her gündem maddesinde "senin dediğin değil, benim dediğim olsun" modundaki yaklaşımlarla karşılaşılmakta ve toplantının sonu getirilememektedir.

Kurul üyelerinin iletişim gücü artırıldıktan sonra teknik ve detay konularda da gerekli işlemler yapılmalıdır:

• Toplantı Öncesi Hazırlık Yapılması: Katılımcılara önceden hazırlanan gündem maddeleri yazılı olarak verilmeli ve toplantıya hazırlıklı gelmeleri sağlanmalıdır. Gündemle birlikte toplantıda işlenecek rapor, bilgi ve belgeler de katılımcılara bir gün önceden iletilmelidir. Gereksiz ve zaman öldürücü konuların gündeme alınması, başkan ve üyeler tarafından önlenmelidir. İşletme için önemli konular toplantı gündemine dahil edilmelidir.
• Toplantı Uzatılmamalı: Gereksiz detaylara girilmesi ve gündemin dışına çıkılması toplantının kalitesini bozacaktır. Toplantılar mutlaka süre sınırlamasıyla gerçekleştirilmelidir. Her gündemin bir süresi olmalı ve buna olabildiğince riayet edilmelidir.
• Karar Alma Süreci Etkili Olmalı: Kurul üyelerinin fikir ayrılıkları ve konunun farklı yönlere çekilmesi gibi durumlar, karar alma sürecini sıkıntıya sokmaktadır. Toplantıların amacı genellikle karar almak veya stratejik yön belirlemektir. Kararlar hızlı ve doğru bir şekilde alınıp uygulamaya konmalıdır.
• Toplantı Odası ve Görüntülü Toplantı Teknolojisi Kullanılmalı: Dikkat dağıtmayan ve yormayan bir toplantı ortamında bir araya gelinmeli ve uzaktan katılımcılar için de uygun teknolojik altyapılar oluşturulmalıdır.

Haklı ve haksızın peşine düşülen yönetim kurulu toplantılarından, hayırlı ve icracı ekipleri besleyecek stratejik ve yönetsel kararlar çıkmayacaktır. Yönetim kurulu toplantılarının etkin ve verimli yürütülebilmesi için katılımcıların iletişim açısından problemlerinin olmaması, toplantıya iyi bir hazırlık yapılması, toplantıda zamanın etkili yönetilmesi, net kararlar alınması ve iyi niyetle hareket edilmesi gereklidir.