Hiç Bilmediğiniz Bir Süreci Yönetmek

Patronlar veya profesyonel yöneticiler, zaman zaman yeterince bilgi sahibi olmadıkları süreçleri yönetmek ve bu süreçlerde sistem kurmak zorunda kalabilir. Konuya hâkimiyet eksikliği, süreçlerin aksamasına ve tıkanmalara yol açabilir. Ancak bu durum, doğru bir yaklaşım sergilenerek bir öğrenme ve gelişim fırsatına dönüştürülebilir.

Örneğin; bilgi işlem sürecinde yaşanan aksaklıkların giderilmesi ve yeniliklere ayak uydurması için firma sahibine sunulan teklifin değerlendirilmesi ve projenin işletmede hayata geçirilmesi için karar verilmesi gerekir. Kendisine sunulan proje teklifinin detayına, maliyetine ve işletmeye kazandıracaklarına hakim olamayan patron süreci geciktirmeden tamamına erdirmelidir. Bunun için bazı adımları atarak süreci yönetmelidir.

Bilgi Edinmek: Yönetici olarak bilmediğiniz bir süreç hakkında bilgi edinmek ilk adımdır. Piyasa uygulamalarını araştırmak, işletmeye uyarlanabilir çözümleri öğrenmek ve diğer firmaların deneyimlerinden faydalanmak, süreç tasarımını kolaylaştırır.

Örneğin, CRM yazılımı almayı planlayan bir işletme, önce bu yazılımın avantajlarını, maliyetlerini ve sektördeki başarılı uygulamalarını araştırmalıdır. Böylece yöneticiler, sürecin temel gerekliliklerine dair bilgi sahibi olabilir.

Sorumlu ve Ekip Belirlemek: Sürecin sorunsuz ilerlemesi için bir ekip oluşturulması ve bir proje yöneticisi atanması kritik bir adımdır. Süreç boyunca düzenli raporlama yapılmalı ve ekip üyelerinin görüşleri aktif olarak değerlendirilmelidir. Bu, bireysel çabalar yerine ekip çalışmasıyla sürecin daha verimli yönetilmesini sağlar.

Örneğin, CRM yazılımı uygulanacaksa, satış müdürü bu konuda görevlendirilebilir. Müdür, piyasa araştırması yaparak yazılımın faydalarını yönetim ve çalışanlara aktarır. Böylece hem süreçle ilgili bilinç artırılır hem de çalışanların desteği sağlanır.

Destek Almak: İşletmede konuyu çözüme kavuşturacak insan kaynağının bulunmaması durumunda dışarıdan destek alınarak süreç tamamına erdirilebilir. Kitap, dergi, makale, internet ortamında yazı ve videolarla sistemin kurulması ve işletilmesi ile ilgili destek alınabilir.

Söz konusu CRM programını işletmede ilgili tüm çalışanlarının aldıkları eğitimlerle etkin ve verimli bir şekilde uygulamasını takip edecek, programın ve ekibin performansını artıracak kişi veya kişilerden destek alınabilir. Bu alanda seminer, yüz yüze ve online eğitimlerle destek alınarak süreç aktif uygulanabilir.

Ekibin ve yöneticinin geçmiş deneyimleri de son derece yol gösterici olacaktır. Bilmediği başka bir konuda izlediği yol, ilgili konuda da yöneticiye rehber olabilecektir.

Acele Etmemek: Konuyu birdenbire tam anlamıyla çözmek yerine, adım adım ilerlemek, deneme yanılma yöntemiyle öğrenmek ve süreç içinde hatalardan ders çıkarmak, bilinmeyen bir konuyu yönetmenin önemli bir yöntemdir. Yıllarca uygulanmayan bir sisteminin işletmede devreye alınmasına karar verdikten sonra ertesi gün aktif olmasını beklemek yerine, doğru başlayıp, yavaş yavaş uygulamaya koymak ve devam etmek daha verimli olacaktır.

Özetle; bir yöneticinin hiç bilmediği bir konuyu yönetmesi, aynı zamanda öğrenme fırsatını da beraberinde getirir. Patron ve yöneticilerin bilmedikleri konularda işletmede sistem kurarken; bilgi edinmeleri, uzman desteği almaları, planlı ve ekip halinde çalışmaları son derece fayda sağlayacaktır.