İşletmelerde görev tanımlarının eksikliği ya da uygulanmaması, özellikle küçük ve orta ölçekli şirketlerde sıkça karşılaşılan bir sorundur. Kurumsal yapılarda daha az rastlanan bu durum, genellikle görevlerin net şekilde tanımlanmaması ya da tanımlansa bile uygulamaya geçirilmemesi şeklinde ortaya çıkar.
Oysa işletmelerin hedeflerine ulaşabilmesi için organizasyon yapısını doğru kurgulaması ve bu yapıya uygun görev tanımlarını oluşturması büyük önem taşır. Net, anlaşılır ve uygulanabilir şekilde hazırlanan görev tanımları, çalışanların işlerini doğru anlamalarını ve verimli bir şekilde yerine getirmelerini sağlar.
Ayrıca iyi hazırlanmış görev tanımları, hem iş verimini artırır hem de çalışan performansını olumlu etkiler. Ancak görev, yetki ve sorumlulukların belirsiz olduğu işletmelerde görev tanımları, işlevini yerine getirmekten ziyade karışıklık ve verimsizlik yaratabilir.
Görev Tanımı Hazırlamanın Uygulamadaki Zorlukları
Görev tanımlarının net bir şekilde belirlenmesi ve çalışanlarla paylaşılması bazı zorlukları da beraberinde getirebilir. Özellikle görev tanımı dışında bir iş verildiğinde çalışanlar direnç gösterebilir. "Bu iş benim görevim değil" yaklaşımı, bazı durumlarda işletme süreçlerini sekteye uğratabilir. Örneğin muhasebe biriminde çalışan bir kişiye üretimle ilgili bir görev verilmek istendiğinde, bu görev çalışan tarafından reddedilebilir.
Böyle durumlarda, görev tanımı dışında verilecek işler için yöneticilerin dikkatli ve hassas bir yaklaşım sergilemesi gerekir. Görev verilen çalışan ise işin yapılabilirliğine ve işletmenin genel çıkarına göre hareket etmelidir. Elbette çalışan, görev tanımı dışında bir işi hukuken yapmak zorunda değildir. Ancak "burası benim ekmek teknem" bilinciyle hareket eden çalışanlar, zamanları ve yetkinlikleri elverdiği sürece geçici görevlerde destek olabilirler.
Örneğin, bir tekstil işletmesinde planlama biriminden bir çalışan işten ayrıldığında, üretim sürecini aksatabilecek "yıkama talimatlarının hazırlanması" işi ortada kalmış olabilir. Bu durumda, görev geçici bir süreliğine uygun yetkinlikteki başka bir çalışana, üst yönetim tarafından yazılı olarak devredilebilir. Çalışan da bu geçici sorumluluğu görev tanımında yer almıyor olsa bile, işletmenin sürdürülebilirliği adına üstlenmelidir.
Görev Tanımları Hazırlanırken Nelere Dikkat Edilmeli?
• Görev tanımı, çalışanın işini kolayca anlayıp uygulayabileceği şekilde sade ve net olmalıdır.
• Yapılacak işler açıkça sıralanmalı; bu işleri gerçekleştirebilmek için gerekli yetkiler ve sorumluluklar da belirtilmelidir.
• Çalışan, hangi süreçlerden sorumlu olduğunu görev tanımını okuyarak anlayabilmelidir.
• Tanımlar, görevdeki kişiye göre değil, pozisyona göre hazırlanmalıdır. Kişi işten ayrılsa bile tanım geçerliliğini korumalıdır.
• Çalışanın yetkinlikleri dikkate alınarak görev alanları belirlenmelidir.
• Onaylanmış görev tanımlarının dışına çıkılması gerekiyorsa, mutlaka yazılı onay alınmalıdır.
• Görev alanları net biçimde ayrıştırılmalı, görev çakışmalarına veya boşluklarına izin verilmemelidir.
• İşbirliği ve iş bölümü açık ve çelişkisiz şekilde tanımlanmalıdır.
• Görev paylaşımı, iş yükü ve iş gücü dengesi gözetilerek yapılmalıdır.
• Görev tanımları belirli aralıklarla gözden geçirilmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.
Görev tanımlarının açık, adil ve uygulanabilir biçimde oluşturulmadığı işletmelerde sıkça karşılaşılan klasik bir öykü vardır: "Herkes, Birisi, Herhangi Biri ve Hiç Kimse" isimli çalışanların olduğu bir şirkette, yapılması gereken önemli bir iş vardır. Herkes, Birisinin bu işi yapacağını düşünür. Herhangi Biri bunu yapabilirdi ama yapmaz. Hiç Kimse de işi yapmaz. Sonuçta iş ortada kalır.
İşte bu tür durumlarla karşılaşmamak için görev tanımları hem hazırlık hem uygulama aşamasında titizlikle ele alınmalıdır. Hazırlanan görev tanımları, kimsenin "Bu iş benim görevim değil" deme ihtiyacı duymayacağı kadar net ve kapsayıcı olmalıdır. Personele verilecek ek görevler de, asıl işini aksatmayacaksa verilmeli, gerekçesi net olarak açıklanmalı ve çalışanın onayı alınarak verilmelidir.
