Çalışan verimliliğini arttırmanın yolları nelerdir?

Yoğun bir mesai sonrası kendinize şu soruyu sorduğunuzda muhtemelen olmuştur: "Neden yine işler ortada kaldı?"

Bu durumla başa çıkabilmek için verimliliğinizi nasıl artırabileceğinizi ve çalışma sürenizi nasıl daha faydalı kullanabileceğinizi bilmeniz gerekmektedir.

Verimliliğinizi artırmak istiyorsanız temel olarak iki seçeneğiniz var:

• Çıktıyı aynı girdiyle artırın veya

• Çıktıyı düşürmeden girdiyi azaltın.

Genel anlamdaki verimlilik formülü= Çıktı / Girdi şeklindedir.

Modern, dinamik çalışma dünyasında bu basit ilkenin uygulanmasının o kadar kolay olmaması, aynı zamanda girdi ve çıktının artık sanayileşme günlerindeki kadar net bir şekilde tanımlanmamasından değil, aynı zamanda daha birçok etkileyen faktörü içinde barındırmasından kaynaklanıyor.

Hiç kimse her zaman motive, odaklanmış ve üretken olamaz, ancak biraz hazırlık ve doğru çalışma yöntemleri ile verimliliğinizi artırmak ve daha fazla çıktı elde etmek daha kolay hale gelir. Bu günlerde gerçekten üretken olmak için iyi bir zaman yönetiminden daha fazlası gerekiyor.

Günümüzde en önemli ve değerli becerilerden biri etkili dikkat yönetimidir.

Dikkat, beyninizin diğer her şeyi görmezden gelirken belirli uyaranlara veya düşüncelere odaklanma yeteneğidir.

Burada dikkat üretkenliğin anahtarı konumundadır. Bu nedenle, sizi dikkatsiz ve dolayısıyla odaklanmamış yapan faktörleri tanımak önemlidir.Dikkati yönetmenin ilk adımı, çalışma şekliniz üzerinde düşünmek ve dikkatsizliğin nerede pusuya yattığını görmek için zaman ayırmak olmalıdır. Bu nedenle günlük rutininizi ve çalışma yöntemlerinizi sorgulayın ve dikkat dağıtıcıları ve zaman harcayanları belirleyin.

En kritik adımlardan biri sizin gün içinde çalışma disiplininde alıkoyan ve uzun süre tekrar işe odaklanmanızı engelleyen dikkat dağıtıcı unsurları tespit etmenizdir. Bunlara örneklendirirsek; sosyal medya tarafına çok sık girerek konsantre kaybı yaşamanız, çalıştığınız yerde çevresel dikkat dağıtıcı bir durum olabilir gibi birçok durumu gözlemleyip tespit etmeniz çok önemlidir. (Beyninizin ön belleğinde sosyal medyada edindiğiniz bilgiler yer edeceğinden dikkatinizi tekrar toplamanıza engel olacağını unutmayın.)

Sorunlu "gündem maddeleri" belirlendikten ve değişim motivasyonu oluşturulduktan sonraki adım, dikkat hırsızlarını ortadan kaldırmak ve verimli bir çalışma ortamı yaratmaktır. Tabii ki, dikkat yönetimi, dikkatinizin ne zaman dağıldığını anlamak için bir miktar tutarlılık ve öz-yansıtma gerektirir.

Görevler üzerinde çalışırken zaman görecelidir.

Parkinson Yasası

Parkinson Yasası; "Bir iş daima bitirilmesi için kendisine ayrılan sürenin hepsini kapsayacak şekilde uzar." zamanın izin verdiği ölçüde işin genişlediğini belirtir. Parkinson yasasına göre örneğin size 2 haftada bitirmeniz gereken bir sunum verildi fakat siz bu sunumu 3-4 günde bile bitirebilecek olsanız dahi verilen deadline tarihine kadar işi genişletip 2 haftada bitirmeye şartlanmaktasınız. Zaman uzarsa, verimli çalışmak yerine, süreci uzatmış olursunuz. Bu, bizim işi erteleme olasılığımızı artırır ve üretkenliğimiz düşürür.

İki saatlik bir görevi tamamlamak için kendinize bir hafta zaman verirseniz, görevin beyninizde karmaşıklığı artar.

Yapılan araştırmalar gerçekten de bir görevi tamamlamak için fazladan zaman verildiğinde, görevin tamamlanmasının daha uzun sürdüğünü göstermektedir. Bir göreve doğru miktarda zaman atayarak daha fazla zaman kazanırız. Bunu doğru uygulayan organizasyonlar kendi iç dinamiklerinde çok daha fazla üretken verimli ve zamanında çıktı alabildiği iş süreçleri geçirmektedir.

Bu bilgiler ışığında sizde kendiniz için en doğru yöntemi belirleyip verimliliğinizi maksimum seviyeye çıkarmanın önündeki engelleri kaldırıp yüksek motivasyonlu yüksek marjinal fayda ile içinde bulunduğunuz organizasyona daha fazla katkı sağlayabilirsiniz.

Karan Tugay Gönenç

Sigorta Yöneticisi, Eğitmen