Kayserigaz Dijital Arşive Geçti

Kayserigaz hizmete başladığı 2003 yılından bu yana, abonesinin 'kağıt ortamda' saklanan sözleşme, kimlik fotokopisi, proje gibi dokümanlarını dijital ortama aktardı.

Pazarlama Müşteri Hizmetleri ve Bilgi Teknolojileri Müdürlüklerinin ortak yürüttüğü proje kapsamında Kayserigaz'ın 8 yıl içerisinde arşivlediği 5 milyon 2 yüz adet bin çeşitli boyutta doküman tarandı ve dijital ortama aktarıldı.

Pazarlama Müşteri Hizmetler Sorumlusu Demet Koç: "Müşterilerimizden ve resmi makamlardan çeşitli sebeplerle gelen taleplere daha hızlı cevap verebilir durumdayız. Daha önce bir evraka ulaşım süresi 40 dakika iken bu süre dijital arşiv projesi sayesinde 1 dakikaya indi" diye konuştu. "Ayrıca, yine zaman açısından arşivlenmiş olan kağıt ortamındaki belgelere ulaşılması, arşivden çıkarılarak çoğaltılması ve tekrar arşivlenmesi gibi

iş akışından doğan zaman ve iş gücü kaybının önlenmesinin sağlandı" diyerek sözlerine devam eden Koç, en önemlisinin ise belgelerin yıpranmasının önüne geçilmesi olduğunu belirtti." Ayrıca belgelerin fiziki kullanımından kaynaklanan yıpranmanın ve yok olmanın önüne geçilmesi sağlandı. Böylece belgelerin yok olmasından doğacak kurumsal sorumluluklar ve hak mahrumiyetleri de önlenmiş oldu." dedi.

Proje ile ilgili görüşlerini dile getiren Bilgi Teknolojileri Sorumlusu İlmiye Nur Ayyıldız projenin önemine dikkat çekti; Ayyıldız; "30 kişilik bir ekiple 6 ay gibi kısa bir sürede 43.400 Adam saatlik çalışma ile proje tamamlandı. Kayserigaz' ın tüm süreçlerinden elde edilen 75 adet evrak tipi, 15 ayrı bağlantı metodu ile Kayserigaz ERP sistemi olan SAP 'den otomatik indekslendi ve toplamda 32.457.498 Adet karakter indekslenmiş oldu." dedi.

Ayrıca matbu belgelerde karakter okuma işlemini gerçekleştirmek üzere OCR ( Optical Character Recogntion - Optik Karakter Tanılama ) metodu proje kapsamında kullanıldı ve belgelerin arama kriterleri sınırsız hale getirildiğini belirtti.

Projenin tamamlanması neticesinde KG süreçleri içerisine Dijital Arşivleme Süreci entegre edildi. Yılda oluşan yaklaşık 600 bin doküman, tamamen Kayserigaz'ın öz kaynakları ile dijitalleştirilecek ve bu sayede yıllık yaklaşık 30 bin TL kazanım sağlanacak.

Müşteri memnuniyetini tüm süreçlerinin odağına alan Kayserigaz, Dijital Arşiv projesini hayata geçirmesiyle; sistemlerinde Dijital Arşiv kullanmak isteyen firmalar için sağlam bir model oluşturmaktadır. - KAYSERİ